VIAJES DE NEGOCIOS

¿Por qué son importantes los viajes de negocios y las misiones empresariales?

La importancia del viaje de negocios y las misiones empresariales radica en el hecho de que resulta prácticamente imposible exportar si es que no se tiene conocimiento, a lo menos general, de las realidades de los mercados a los cuales se desea acceder. Una de las mejores formas de poder acercarse a la realidad de dichos mercados en forma ordenada son precisamente el viaje de negocios y las misiones empresariales.

Dentro de los principales motivos que pueden justificar la realización de un viaje de esta naturaleza están los siguientes:

• La visita a una feria internacional.
• La prospección preliminar del mercado.
• La recopilación de información que no es posible recopilar a distancia o a través de la Internet.
• La generación de contactos comerciales e institucionales.
• La búsqueda de un representante o distribuidor.
• La evaluación de un potencial agente o distribuidor (elaboración de informes comerciales y financieros).
• La promoción de los productos y servicios de la empresa.
• La capacitación de los ejecutivos comerciales de la empresa.


Hasta la fecha los hombres de negocio y los organismos de promoción de exportaciones no han podido desarrollar una herramienta que pueda sustituir el contacto personal como vehículo para acercarse a la realidad de los mercados internacionales, conocer sus peculiaridades, sus tendencias y la forma de pensar y actuar que tienen sus consumidores y la competencia relevante.

Con todo, para que el viaje de negocios o la misión empresarial sean realmente provechosos a los fines del proyecto es tremendamente importante asignarle la importancia que tienen, haciéndose conveniente y necesaria una completa y adecuada planificación de ellos.


Lista de verificación del viaje de negocios/misión empresarial:

• Realice una recopilación anticipada de los datos generales del país.
• Verifique cuales son las formalidades de ingreso al país (obtención de visa, ingreso de muestras, documentación adicional, etc.).
• Procure viajar teniendo una visión preliminar del mercado y el segmento en el cual se desea colocar los productos de la empresa.
• Ideal si puede si puede hacer coincidir el viaje con la realización de una feria del rubro en el cual su empresa está interesada en operar.
• Planifique con anticipación un programa de trabajo y agenda de reuniones con la ayuda de organismos de apoyo como ProChile, Cámaras de Comercio, Embajadas, Consulados, etc.
• Infórmese sobre las diferencias culturales e idiomáticas y solicite la contratación de un intérprete si es necesario. Sobre estimar sus capacidades puede lesionar seriamente el potencial de su proyecto.
• Infórmese sobre las condiciones climáticas que le esperan a su llegada.
• Optimice el itinerario y costos de su viaje cotizando con varias agencias de viaje y líneas aéreas.
• Prepare documentación completa (en el idioma local) de su empresa y los productos y servicios que va a ofrecer.
• Respecto del punto anterior considere que los argumentos de venta utilizados en el mercado local no necesariamente deben ser los mismos en el exterior. Adáptelos si es necesario, siempre en consideración a los que utiliza la competencia relevante (local y extranjera).
• Preocúpese de confirmar antes del viaje los encuentros incorporados en su agenda de trabajo.
• Recuerde que los cambios de hemisferio por lo general vienen acompañados de cambios en los horarios y la estacionalidad en los períodos de compra.
• Programar encuentros con organismos de propiedad intelectual y empresas de servicios conexos (transportes, informes comerciales y seguros de crédito) lejos de ser redundantes pueden ser de vital importancia para la definición de políticas comerciales más flexibles y competitivas.

La principal diferencia entre el viaje de negocios y la misión empresarial radica en el hecho que la primera es de carácter netamente individual mientras que la segunda es de naturaleza colectiva. En estos términos la misión empresarial resulta conveniente cuando detrás de ella hay objetivos protocolares, gremiales o institucionales o porque ya existe un trabajo de prospección previo por parte de las empresas participantes y por tanto, más que prospección ellas buscan iniciar deliberadamente la promoción y difusión de su oferta exportable. Consecuentemente, los costos logísticos y promocionales se reducen en forma considerable ya que son prorrateados entre varias empresas al mismo tiempo. De hecho, la contratación de avisos publicitarios y la organización de eventos especiales, que por lo general están fuera del alcance presupuestario de la empresa PYME, en este caso son perfectamente posibles.

Con todo, la organización y realización de este tipo de viaje es bastante más compleja que la de una viaje de negocios individual por lo que se recomienda solicitar anticipadamente la asistencia y cooperación de un organismo con experiencia en el tema como lo puede ser ProChile, Asexma, alguna Cámara de Comercio o empresa de eventos especiales establecida formalmente en el país que se espera visitar.

¿Por qué motivos las misiones empresariales pueden fracasar?

No es poco habitual encontrar a empresarios o emprendedores que al ser consultados por los resultados obtenidos luego de participar en proyectos de esta naturaleza dejan entre ver sentimientos de frustración o expectativas no cumplidas, lo que obviamente desmotiva y refuerza la idea de que las misiones son poco más que viajes turísticos con fines políticos y que resulta más conveniente organizarlos en forma independiente, eligiendo uno las personas con las cuáles se desea trabajar.

Las misiones empresariales suelen fracasar por uno o varios de los siguientes motivos:
• Falta de organización.
• Improvisación.
• Confusión respecto de los reales alcances y objetivos del viaje.
• Poca claridad respecto de la identificación de los sectores empresariales que pueden tener real interés por el mercado o país en cuestión.
• Inadecuada selección de las empresas participantes.
• Inadecuada selección de las contrapartes en el país visitado.
• Falta de evaluación respecto de los objetivos e intereses las empresas o emprendedores participantes.
• Falta de información respecto de las reales oportunidades de negocios en el país visitado.
• Inadecuada selección de la Agencia de Viajes o empresas de servicios en el país visitado.
• Poca difusión de la visita en el país visitado.